sábado, 29 de mayo de 2010

normas y procedimiento en una auditoria aplicada al efectivo a la cuenta, documentos por cobrar y los ingresos.

INTRODUCCIÓN

La siguiente investigación trata sobre las normas y procedimiento en una auditoria aplicada al efectivo a la cuenta y documentos por cobrar y los ingresos.

Las normas de auditoria son los requisitos mínimos de calidad, relativas a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de este trabajo.

Estas normas tienen como objetivo constituir el marco de actuación que deberá sujetarse el Contador que emita opiniones para efectos ante terceros con el fin de confirmar la veracidad, pertinencia o revelancia suficiente de la información sujeta a examinar.

El estudio y evaluación del control interno es indispensable en la verificación de las cuentas y documentos por cobrar, este constituye la base para determinar los procedimientos de auditoria.

A continuación se desglosará con más detalle sobre este tema.





CONCEPTO DEL EFECTIVO

Es el disponible es como el conjunto que comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el objeto económico y puede utilizar para fines generales o específicos, dentro de los cuales podemos mencionar la caja, los depósitos en bancos y otras entidades financieras.

El efectivo no solo comprende los billetes y monedas incluidos en caja y los saldos de las cuentas bancarias de cheques, y de ahorros, sino también otros valores que son similares por su fácil disposición y carencias de restricciones, tales como:

• Fondos fijos de caja, conocido también como caja chica, fondo de trabajo, fondo para gastos o compras menores.
• Efectivos o documentos de cobros inmediata para depósitos como son principalmente: cheques y monedas extranjeras.
• Cheque expedido por la empresa, pero retenidos en su entrega a los beneficiarios.
• Los cheques expedido pero retenidos para entregar posteriormente a los beneficiarios, se consideran como efectivo para fines de presentación en el balance general en claridad de que estos constituyen fondos propiedad de la empresa hasta tanto sean entregados a sus beneficiarios y constantemente, deberán tenerse el cuidado de verificar que no se de efecto contable a su expedición.
CONTROL INTERNO RELATIVO AL EFECTIVO

De cuerdo con las normas establecidas, será necesario evaluar anticipadamente el control interno, puesto de que con esta evaluación se determinara la naturaleza de las pruebas que deberán realizarse, su alcance y la oportunidad con que se deben aplicar las mismas.

En el renglón del balance cuya fácil disponibilidad aumenta el riesgo de manejo de fondos, se deben observar ciertas normas del control interno entre las cuales se encuentran.

1- La separación clara entre las funciones de custodia y manejo de valores.
2- Autorización de transacciones u operaciones de relacionadas con valores
3- Registro contables.

Con base a estos elementos de control se pueden formular las recomendaciones generales siguientes.

1- Que exista autorización del consejo de administración o administradores para los que manejen o tengan firmas en las cuentas.
2- Deben delimitarse clara y expresamente las labores de los cajeros y evitar que tengan intervención en operaciones tanto de autorización de movimientos de entrada y salida de dinero, como en las de registros contables.
3- Debe adoptarse la política de proveer pólizas de seguros de fidelidad para todos aquellos empleados que manejen fondos y valores.
4- Debe existir un control inmediato a la recepción de entradas diarias de dinero (recibos prenumerados, relaciones de cobros y de valores recibidos por correo). Los efectivos provenientes de las operaciones no deben mezclarse con los fondos fijos de caja, ni utilizarse para pagos, entre otros.

OBJETIVOS DE AUDITORIA DEL EFECTIVO
Los principales objetivos que deben seguir al examinar este renglón del balance son los siguientes.

• Comprobar la autenticidad de los fondos de efectivo propiedad de la y que se encuentren, ya sea en su poder, en poder del bancos o de tercer, o en transito.
• Determinar si los fondos y depósitos cumplen con las condiciones de disponibilidad inmediata o tienen restricciones de cualquier índole en cuanto a su uso y destino.
• Determinar si dentro de este renglón del balance general se presentan todos los fondos y depósitos disponibles, propiedad de la empresa.


PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DEL EFECTIVO

Las técnicas y procedimientos de auditorias aplicable al análisis del efectivo, su naturaleza, y oportunidad, están condicionadas al mayor o menor grado de confianza que tenga el auditor en el sistema de control interno y en la característica propia de la empresa.

Los factores para determinar la naturaleza y oportunidad de las pruebas sustantivas con relación a los saldos en bancos y en caja contienen:

1- El grado de confiabilidad que se puede atribuir a los controles internos del cliente.
2- la calidad de los saldos de efectivo en relación a los estados financieros.
3- El volumen de las cuentas bancarias y/o de caja.
4- El numero de cuenta bancarias y si están o no sujetas a los mismos controles o a controles similares, entre otros.

ARQUEO DEL EFECTIVO Y VALORES SIMILARES

El arqueo es una práctica de inspección que consiste en el examen y recuento físico de los bienes o documentos que amparan un activo determinado. Es utilizado para revisar el efectivo y valores similares de los diversos fondos o cajas de la empresa.

Será necesario establecer un programa de trabajo de investigación en el numero e importe de caja y/o fondos existentes en la empresa, los nombres de las personas responsables de los mismo, su localización física y el destino de cada uno de ellos, como también determinar la cantidad y capacidad profesional de las personas que van a intervenir por parte del auditor y el funcionario que por parte de la empresa, podría presencial los arqueos.

PROGRAMA DE CONTROL INTERNO EN LA AUDITORIA

Para aprobar la información que la empresa ha suministrado con respecto al disponible, se fija el programa de auditoria y control interno desarrollando lo siguiente:

1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación:

• Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo a las circunstancias.

• Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para la carta de recomendaciones.

• Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO:

Estas buscan obtener evidencia sobre los procedimientos de control interno, en los que el auditor encontrara confianza sobre el sistema para determinar si están siendo aplicados en la forma establecida.

El auditor buscará asegurarse de la existencia del control, de la efectividad con la que se desempeña dicho control y de determinar si los controles han sido aplicados continuamente durante todo el periodo.

1- El objetivo es determinar si los controles establecidos operan según lo planeado y observar la existencia y empleo responsable de equipos utilizados en el proceso de recibo de efectivo.
2- Observación de las labores realizadas por los encargados tanto de caja general y las cajas menores, para determinar si cumple con los procedimientos de recibo de efectivo y que su manejo sea acorde con el manejo de políticas de la empresa preestablecidas con anterioridad.
3- Realización de entrevistas con el personal de la Compañía para determinar si concuerdan los procedimientos por ellos descritos en cuanto al efectivo con los determinados en los manuales de funciones y planes de control interno.
4- Repetición de los procedimientos de control interno con el fin de determinar si el proceso de manejo de efectivo paso por los controles respectivos que permitan total veracidad y responsabilidad del encargado de manejar las cajas general y menor.
5- Observar que realmente haya separación de funciones entre quien autoriza el pago de una cuenta y el cajero.
6- Examinar la existencia de documentos que soporten los arqueos diarios de efectivo como un medio de control de las entradas y salidas de este, determinando cumplimiento de normas preestablecidas para su manejo.
7- Observar los requisitos de ingresos de personal a las dependencias de tesorería para determinar si se necesitan controles adicionales para dar mayor seguridad al manejo de caja general, o el acceso directo a las oficinas de las personas que manejan cajas menores.
8- Verificación de la elaboración de ajustes a las cuentas de bancos cuando se han recibido las respectivas conciliaciones controlando de esta manera los saldos de las diferentes cuentas.
9- Verificar la existencia y aplicación de una política de manejo de disponible.
10- Determinar la eficiencia de la política de disponible de la compañía.
11- Verificar que los soportes de las cuentas registradas como disponible, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

PRUEBAS DE SUSTANTIVA

• Agregar algunas relaciones que presenta la empresa y que pudieran ser contenidas dentro de los papeles de trabajo de Auditoria.
• Conciliar los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general.
• Existencia o suceso, derechos y obligaciones y valuación o asignación.
• Controlar todo el efectivo e instrumentos negociables poseídos por la empresa hasta que todos los fondos se hayan contado, insistir que el encargado del efectivo este presente durante el arqueo.
• Obtener un recibo firmado por el encargado del fondo como constancia que le fueron devueltos los fondos al cliente de entera conformidad.
• Asegurarse que todos los cheques pendientes de depositarse estén librados a la orden del cliente ya sea en forma directa o a través de endoso.

Confirmación de los saldos bancarios:

Se acostumbra confirmar los saldos en deposito en cuentas bancarias a la fecha del balance general para tal efecto se elabora un modelo de confirmación bancaria, solicitada como parte de las pruebas de saldo en bancos.

CONFIRMACION Y REVISION DE CONCILIACIONES BANCARIAS.

Este procedimiento se base en la técnica de confirmación que debe utilizarse para comprobar los saldos de las cuentas de cheques.

Debe revisarse la confirmación a las instituciones bancaria para que proporcionen al auditor los datos de las cuentas de cheques y de cualquier otro depósito, fondo a la vista o a plazo, préstamos de cualquier clase y garantías otorgadas, descuento avales y cualquier otro tipo de responsabilidad directa o indirecta.

• Cotejar los saldos bancarios con las respuestas de confirmaciones bancarias.

• Verificar la validez de las partidas que componen la conciliación, tal como los depósitos en transito y cheques expedidos por la empresa y aun pendientes de pago por el banco a veces denominados cheques en transito.

• Examinar los estados bancarios en búsqueda de alteraciones o modificaciones de cifras.

Cuando el control interno sea deficiente, el auditor podrá personalmente proceder a efectuar la conciliación bancaria.

Obtener y utilizar los estados de cuenta bancarios a una fecha posterior al cierre:

La empresa deberá solicitar a su banco que le envíen los estados de cuenta, que deberán ser remitidos directamente al auditor.

Al recibir el estado de cuenta bancario de fecha posterior al cierre, y los cheques pagados en ese intervalo y los avisos de cargos y créditos, se comparan todos los cheques expedidos en el año anterior con el listado de cheques pendientes de pago, según conste en la conciliación de fin de periodo.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
DEFINICION DE DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas y documentos por cobrar, no solo incluyen los derechos a cargos de los clientes de las ventas y bienes y servicios, si no también de los derechos de las cuentas y prestamos a empleados, subsidiario, reclamaciones y anticipos a proveedores entre otras.

CONTROL INTERNO A LAS CUENTASD Y DOCUMENTOS POR COBRAR:

El estudio y evaluación del control interno es indispensable en la verificación de las cuentas y documentos por cobrar, este constituye la base para determinar los procedimientos de auditoria.

Dentro del programa y evaluación del sistema de control interno, se recomiendan las siguientes actividades:

1. La segregación de las funciones de crédito, control de mercancías o servicios, facturación de los mismos, contabilización de las deudas, custodia de la evidencia documental y cobros realizados.
2. La obligación de facturar todas las ventas.
3. La autorización de las operaciones de venta.
4. El uso de formularios prenumerados para pedidos de los clientes, requisiciones de almacén, conduce, lista de despachos y facturas.
5. La verificación interna de las salidas de almacén con cargos a las cuentas de los deudores.
6. La verificación interna de los ingresos a caja con créditos a las cuentas de los deudores, incluyendo la recuperación de cuentas incobrables.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR.

Los objetivos que persiguen los auditores al examinar las cuentas y documentos por cobrar para la emisión de su opinión sobre los estados financieros se pueden resumir en lo siguientes:

• Determinación de la existencia y autenticidad de los saldos que se presentan en el balance.
• Evaluación de los saldos mediante la verificación de las probabilidades de cobro de los derechos presentados.
• Determinación de la clasificación y revelación adecuada en los estados financieros.

INGRESOS

En el contexto para la preparación y presentación de estados financieros como un incremento en los beneficios económicos durante el período contable, en la forma de incremento de flujos o de activos, o disminución de pasivos; que resultan en un incremento patrimonial, diferente a aquellos incrementos relacionados a contribuciones que provienen de participaciones en el capital. El ingreso encierra ambos conceptos ingreso o ganancia.

Corresponde al ingreso que se genera en el curso de las actividades ordinarias de una empresa y puede estar referido a una variedad de conceptos como: ventas, honorarios, intereses, dividendos y regalías. El objetivo de esta Norma es establecer el tratamiento contable de ingresos provenientes de ciertos tipos de transacciones y eventos.

La principal preocupación en la contabilización de ingresos, es determinar cuándo deben ser reconocidos. El ingreso es reconocido cuando es probable que los beneficios económicos futuros fluyan a la empresa y estos beneficios pueden ser medidos confiablemente. Esta norma identifica las circunstancias en las cuales estos criterios serán reunidos, para que los ingresos sean reconocidos. También provee guías prácticas para la aplicación de estos criterios.

LA NIC 18

Entrada recursos a empresa fuente distinta de los propietarios, generan por actividades ordinarias en el periodo.

No se consideran ingresos aquellas transacciones relacionadas con intercambio bienes y servicio (como datos o permutas).

Ingresos en cta. Bienes: riesgos y beneficios son transferidos comprador, empresa no tiene control sobre bien.

Prestación servicio: ingreso se determina junto al monto, la etapa puede ser determinada a fecha estado financieros y costo incurridos pueden ser cuantificados con seguridad.

Empresa debe revelar Estado Financiero, políticas contables, ingresos, etapas prestación servicio, cantidad ingresos reconocidos por tipo transacción (venta, servicios).

Ventas y otros ingresos no deben reconocerse anticipadamente o registrados por montos distintos reales.

Costos y gastos deben asociarse con esos ingresos, debe existir corte contable para relacionar costos e ingresos.


CONCLUSIÓN

Se ha llegado a la conclusión que las técnicas y procedimientos de auditorias aplicable al análisis del efectivo, su naturaleza, y oportunidad, están condicionadas al mayor o menor grado de confianza que tenga el auditor en el sistema de control interno y en la característica propia de la empresa.

Para aprobar la información que la empresa esta conciliar los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general.

Este procedimiento se base en la técnica de confirmación que debe utilizarse para comprobar los saldos de las cuentas de cheques.

Las cuentas y documentos por cobrar, no solo incluyen los derechos a cargos de los clientes de las ventas y bienes y servicios, si no también de los derechos de las cuentas y prestamos a empleados, subsidiario, reclamaciones y anticipos a proveedores entre otras.


BIBLIOGRAFÍA

Normas Internacionales de Auditoria

Boletín Comisión de Normas y Procedimientos de Auditorias del Instituto de Contadores Públicos autorizados de la República Dominicana

Comité de Normas y Procedimientos de Auditorias del Instituto de Contadores Públicos autorizados de la República Dominicana

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